Egyedi ügyviteli rendszer Miskolcon

01Honnan tudja, hogy a cége kinőtte az Excelt?

A táblázat rugalmas, olcsó és mindenki ismeri — ezért marad meg olyan sokáig a cégek életében. A gond akkor kezdődik, amikor a cég működése több táblázatra, több emberre és több telephelyre terjed szét. Ilyenkor a hibák már nem egy rossz képletből erednek, hanem abból, hogy ugyanazt az adatot többen, több helyen és eltérő időpontban módosítják, a teljes képet pedig senki sem látja.

Nem minden folyamatot kell szoftverbe költöztetni: a felmérésen azt is megnézzük, mi maradhat nyugodtan táblázatban, és ami ma is jól működik, azt nem cseréljük le. A témáról részletesebben ír magazincikkünk: 7 jel, hogy a céged kinőtte az Excelt. Ha az alábbi jelek közül több is ismerős, érdemes felmérni, mennyi időt és hibát okoznak, és mit hozna helyettük egy közös ügyviteli rendszer:

• ugyanaz a vevő- vagy termékadat több táblázatban, eltérő tartalommal szerepel;
• a fájlokat e-mailben küldözgetik, és rendszeres a „melyik a friss verzió?” kérdés;
• a készletet a polcon kell megnézni, mert a nyilvántartás nem pontos;
• egy-egy teljesített munka számlázatlanul marad, vagy későn derül ki;
• a havi kimutatás napokig tartó összemásolás;
• egy kolléga távollétében megáll egy folyamat.

02Milyen modulokból áll egy ügyviteli rendszer?

Egy egyedi ügyviteli rendszer nem egyetlen nagy program, hanem egymásra épülő modulok sora, amelyek ugyanazt az adatbázist használják. Így az ajánlatból megrendelés, a megrendelésből munkalap, abból pedig számla lesz — újragépelés nélkül, és minden lépés visszakövethető: ki, mikor, mit rögzített vagy módosított. Mindig csak azokat a modulokat fejlesztjük, amelyekre a cégnek valóban szüksége van; a többi később, a működés megzavarása nélkül is hozzáépíthető.

A modulok közötti kapcsolat adja a rendszer valódi értékét: a vezető egy helyen látja, mennyi ajánlat van kint, mi vár anyagra, mennyi a kintlévőség, és ki mennyire terhelt — hó végi táblázat-összesítés nélkül. Ha az ügyfélkapcsolatok és az értékesítés különösen hangsúlyosak, az ügyviteli rendszer egy egyedi CRM-modullal is kiegészíthető, közös ügyféltörzzsel, így a vevő adatai egyetlen helyen élnek. A leggyakoribb építőkockák egy kkv-s rendszerben:

• ajánlatkészítés tételes árazással, sablonokkal és verziókkal;
• megrendelés- és projektkövetés státuszokkal, határidőkkel;
• raktár, készlet és beszerzés, minimumkészlet-figyeléssel;
• munkalap és szerviz, a helyszínen mobilról is kitölthetően;
• számlázás-integráció a meglévő számlázóval;
• riportok és vezetői kimutatások naprakész adatokból.

03Dobozos ERP vagy egyedi back-office rendszer?

A nagy vállalatirányítási rendszerek (ERP-k) — például az SAP Business One, a Microsoft Dynamics 365 Business Central vagy az Odoo — széles, szabványos modulkészletet adnak a pénzügytől a raktáron át a gyártásig. Akkor működnek jól, ha a cég folyamatai közel állnak az iparági gyakorlathoz, van belső kapacitás a bevezetésre, és a cég hajlandó a saját működését a rendszer logikájához igazítani — ez sokszor nagyobb változás, mint elsőre látszik.

Kkv-knál gyakori, hogy a könyvelést külső iroda végzi, a számlázás egy bevált online számlázóban fut, a valódi gond pedig a kettő között van: ajánlatok, rendelések, munkalapok, készlet. Ilyenkor egy egyedi back-office rendszer a célzottabb megoldás — azt fedi le, ami a cégre jellemző, a többit pedig rendszerintegrációval köti össze a meglévő eszközökkel. Ha egy kész ERP jobban illik Önhöz, a felmérésen ezt is megmondjuk.

04Fokozatos bevezetés: miért nem érdemes mindent egyszerre lecserélni?

A „mindent egy napon átállítunk” típusú bevezetés a legkockázatosabb: ha valami nem úgy működik, ahogy tervezték, egyszerre akadhat el a rendelésfelvétel, a raktár és a számlázás. Ezért modulonként haladunk. A legtöbb időt vagy hibát okozó területtel kezdünk, amely jellemzően néhány hét alatt élesíthető, és a valós használat tapasztalatai alapján döntünk közösen a következő lépésről — így a ráfordítás mindig oda megy, ahol a legtöbbet hozza.

Minden modul élesítése előtt áthozzuk a hozzá tartozó adatokat, betanítjuk a kulcsfelhasználókat, és kijelölünk egy átállási napot, amelytől az adott területen az új rendszer a hiteles forrás. Ami még nem került át, az addig a megszokott módon működik tovább, így a napi munka nem áll meg. A bevezetés utáni hetekben kiemelten elérhetők vagyunk, és a kollégák visszajelzései alapján finomítjuk a felületeket.

05Számlázás és NAV Online Számla: mire kell figyelni?

Magyarországon a számlázó programmal kiállított számlák adatait automatikusan, emberi beavatkozás nélkül kell továbbítani a NAV Online Számla rendszerébe. Egy saját fejlesztésű számlázómodulnak ezért a számlázó programokra vonatkozó jogszabályi előírásoknak és a NAV adatszolgáltatási felületének is maradéktalanul meg kell felelnie — a számlaképtől a sorszámozáson át az adatszolgáltatásig. Ez komoly, folyamatos karbantartást igénylő fejlesztés, amelyet minden jogszabályi vagy technikai változás közvetlenül érint, akár év közben is.

Ezért a legtöbb esetben a bevált online számlázót (például Számlázz.hu vagy Billingo) kötjük be az ügyviteli rendszerbe API-n keresztül: a számlát a rendszer adatai alapján a számlázó állítja ki, és a NAV felé az adatszolgáltatást is az végzi. A NAV felületéről a beérkező szállítói számlák adatai is lekérdezhetők, így azok rögzítése is automatizálható. Ha webshopot is üzemeltet, annak rendelései közvetlenül az ügyviteli rendszerbe érkezhetnek.