Ügyviteli rendszer vagy ERP? Mi a különbség, és mikor melyik kell?

Ha a céged kinőtte a számlázót és a táblázatokat, előbb-utóbb felmerül a kérdés: ügyviteli rendszer kell, vagy rögtön ERP? A két kifejezést sokan felcserélhetőnek tartják, pedig a különbség a bevezetés idejében, a költségszerkezetben és a mindennapi használatban is nagy. Rossz irányba indulni mindkét oldalon drága: a túl kicsi rendszert hamar kinövöd, a túl nagyot pedig senki nem használja ki.

Mi az ügyviteli rendszer, és mi az ERP?

Az ügyviteli rendszer a kis- és középvállalkozás napi működését fogja össze: ügyfelek, ajánlat, rendelés, készlet, munkalap, számlázás. A cél, hogy egy adatot egyszer rögzíts, és az ajánlattól a kifizetett számláig végig követhető legyen. Részletesen a Mi az ügyviteli rendszer? cikkünk mutatja be.

Az ERP (enterprise resource planning, magyarul vállalatirányítási rendszer) ennél szélesebb: integrált rendszer, amely a pénzügyet és a főkönyvi könyvelést, a beszerzést, a készletet és a raktárt, a gyártást, a HR-t és a kontrollingot egy adatbázisban kezeli, gyakran több telephelyre, több cégre vagy több pénznemre. Modulokból épül fel, és a bevezetését jellemzően partner végzi.

A határ nem éles: sok ügyviteli program tud valamennyi pénzügyet, és sok ERP-nek van kisvállalati csomagja. A döntés ezért nem a termék nevén múlik, hanem azon, mekkora rendszerre van szüksége a cégednek.

Ügyviteli rendszer és ERP egy táblázatban

A konkrét termékkategóriákat (online számlázó, magyar ügyviteli program, kkv-ERP, egyedi rendszer) az ügyviteli rendszerek összehasonlításában vettük sorra.

Jelek, hogy kinőtted az ügyviteli rendszert

• Több telephelyed vagy raktárad van, és a készletet a raktárközi mozgással együtt kell látnod.
• Gyártasz: anyagjegyzék, gyártási rendelés, alapanyag-felhasználás és önköltség-számítás kell.
• Több céget vagy cégcsoportot kell együtt kezelni, összesített kimutatással.
• A pénzügyi kontrolling (költséghelyek, projekt- vagy termékjövedelmezőség) már nem oldható meg kézi exporttal.
• A beszerzés többszintű jóváhagyást igényel, és ezt nyomon kell követni.
• Több pénznemben, külföldi leányvállalattal vagy eltérő számviteli szabályokkal dolgozol.
• Annyi rendszert kötöttél már össze, hogy az adatok mozgatása önálló munkakörré vált.

Jelek, hogy az ERP túlzás lenne

• A könyvelést külső könyvelő végzi a saját programjában, és ez jól működik.
• Egy cég, egy telephely, áttekinthető készlet.
• A fő gond az ajánlatok, rendelések és munkalapok követése, nem a pénzügyi kontrolling.
• Nincs olyan ember, aki hónapokig a bevezetéssel foglalkozhatna a napi munka mellett.
• A funkciók nagy részét nem használnád, de a licencükért fizetnél.

Ha még a táblázatoknál tartasz, előbb mérd fel, mennyi időt visz el a kézi munka: az Excel-ügyvitel kalkulátor ebben segít.

A köztes út: ügyviteli rendszer integrációkkal

Sok kkv-nál nem az a kérdés, hogy ügyviteli rendszer vagy ERP, hanem hogy melyik feladatot melyik eszköz végezze. Két gyakori minta:

• Ügyviteli rendszer integrációkkal: a rendelés, a készlet és a munkalap az ügyviteli rendszerben él, a számlát egy kész online számlázó állítja ki API-n keresztül, a webshop, a bank és a futárszolgálat pedig összekötéssel kapcsolódik. A könyvelő a számlázóból vagy exportból kapja az adatot. Ez a rendszerintegráció terepe.
• Kiegészítő modul a meglévő ERP mellett: ha már van ERP, de egy folyamat (terepi munkalap, ügyfélportál, különleges árazás) nehezen illeszthető bele, egy kisebb egyedi alkalmazás kezelheti, és API-n vagy adatcserével adja át az eredményt az ERP-nek. Így az ERP mélyebb testreszabása elkerülhető.

Ennek előnye, hogy kicsiben indulhatsz, és később egy-egy elemet lecserélhetsz anélkül, hogy mindent elölről kezdenél. Hátránya, hogy az integrációkat karban kell tartani, és ennek gazdáját már a bevezetéskor ki kell jelölni. A kiválasztás és bevezetés lépéseit az ügyviteli rendszer kiválasztásáról és bevezetéséről szóló cikkünk részletezi.

Magyar sajátosságok: NAV, könyvelő, számlázó

• NAV Online Számla: a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet szerint a számlázó programnak a kiállított számla adatait azonnal, XML-formátumban, elektronikus úton kell továbbítania az adóhatóságnak (13/A. §). Számlázó programnak minősül a számla kibocsátására alkalmas programmodul is (2. § 2. pont), így egy ügyviteli rendszer vagy ERP számlázó modulja is ide tartozhat.
• Ki tartja karban a NAV-kapcsolatot? Ha a rendszer maga számláz, az adatszolgáltatási felület változásait valakinek követnie kell. Külföldi ERP-nél ez gyakran a magyar partner vagy egy lokalizációs modul feladata, ezért a szerződésben rögzítsd, ki felel érte.
• Kapcsolat a könyvelővel: sok kkv-nál a főkönyvet külső könyvelő vezeti a saját programjában. Ügyviteli rendszernél az a kérdés, milyen formában kapja meg a számlákat és a pénzügyi adatokat; ERP-nél a főkönyv gyakran a rendszeren belül van, ami a könyvelővel való munkamegosztást is átalakítja.
• Számlázó integráció: ügyviteli rendszernél gyakori, hogy a számlát egy bevált online számlázó állítja ki API-n, és a NAV-adatszolgáltatást is az végzi. Így a jogszabályi megfelelés karbantartása a számlázó gyártójánál marad.

Tipikus helyzetek iparáganként

Az alábbi példák általános, gyakran előforduló mintákat írnak le, nem konkrét ügyfélhelyzeteket.

Kereskedő cég webshoppal

A rendelések a webshopból érkeznek, és a készletnek a webshopban, a raktárban és a bolti eladásnál is egyeznie kell. Itt jellemzően elég egy ügyviteli rendszer, amely a webshoppal, a számlázóval és a futárszolgálattal is össze van kötve. ERP akkor jöhet szóba, ha több raktár, beszerzéstervezés és nagy cikkszámállomány miatt a készletgazdálkodás válik fő feladattá.

Szerviz vagy kiszállásos cég munkalappal

A munka terepen történik: munkalap, felhasznált anyag, munkaóra, fotó, ügyfélaláírás. Ehhez sok ERP külön modult vagy testreszabást igényel, ezért itt gyakran egy mobilról is használható ügyviteli rendszer vagy kiegészítő munkalap-alkalmazás a jobb megoldás, a számlázóhoz kötve.

Kisgyártó cég

Anyagjegyzék, gyártási rendelés, alapanyagkészlet, önköltség. Ez a határterület: kevés termékkel és egyszerű gyártással egy ügyviteli rendszer gyártási kiegészítővel is működhet; sok termékváltozatnál, több műveletnél és pontos önköltség-számításnál az ERP gyártási modulja lehet indokolt.

Szolgáltató iroda

Ügyfelek, ajánlatok, projektek, ráfordított idő, ismétlődő számlák. Készlet és gyártás jellemzően nincs, ezért az ERP ritkán indokolt; gyakran egy ügyfélközpontú rendszer számlázó-integrációval a legjobb. Erről a CRM vagy ügyviteli rendszer? cikkünk ír, egyedi megoldásnál pedig az egyedi CRM-fejlesztés a kiindulópont.

Hogyan dönts? Hat lépés

1. Írd le a folyamatot az első megkereséstől a kifizetett számláig: ki mit csinál, és hol rögzíti.
2. Jelöld meg, hol akad el ma a munka; a rendszernek elsősorban ott kell segítenie.
3. Döntsd el, kell-e a főkönyv házon belül, vagy marad a külső könyvelő.
4. Számold össze a telephelyeket, raktárakat, cégeket és pénznemeket.
5. Kérdezd meg minden jelölttől, ki tartja karban a NAV-kapcsolatot és az integrációkat.
6. Indulj a legkisebb, már használható változattal, és onnan bővíts.

Ha a kérdésekre adott válaszaidat egy helyen szeretnéd végiggondolni, az ügyviteli rendszer választó eszközünk is segít. Ha kiderül, hogy egyedi rész kell, az ügyviteli rendszer oldalunkon írjuk le, hogyan dolgozunk.