CRM vagy ügyviteli rendszer? Melyik hiányzik a cégedből?
Elmarad az ajánlatok utánkövetése, vagy a már elfogadott munkák között nincs rend? A két gondra más megoldás kell. Így válassz a feladatból kiindulva, mielőtt szoftverre költenél.
Amit ebből a cikkből érdemes hazavinni
- A CRM az ügyfélkapcsolatot és a következő teendőt teszi követhetővé; az ügyviteli rendszer a megrendelés teljesítését is összefoghatja.
- Ha a meglévő programok külön-külön beváltak, lehet, hogy az adatátadás hiányzik, nem egy új rendszer.
- Kész megoldást és egyedi fejlesztést ugyanazzal a saját munkafolyamattal érdemes kipróbálni.
- Az első változatnak egy teljes, ellenőrizhető munkamenetet kell tudnia, nem az egész céget egyszerre.
Egy szoftverbemutatón könnyű egy olyan funkciólistánál kikötni, amelyen minden szerepel. Ügyfelek, készlet, projektek, számlázás. Csak az nem derül ki belőle, hogy nálatok hétfő reggel mitől lenne könnyebb a munka. Induljunk inkább onnan, hol akad el egy konkrét ügy.
Mi a különbség a CRM és az ügyviteli rendszer között?
A CRM az ügyfélkapcsolatok kezelését támogatja: ki érdeklődött, mit beszéltetek meg, hol tart az ajánlat, és ki intézi a következő lépést. Az egyedi CRM akkor lehet indokolt, ha ezt a saját értékesítési vagy ügyfélkezelési menetedhez kell igazítani.
Az ügyviteli rendszer ebben az útmutatóban a napi munka közös nyilvántartását jelenti: megrendelés, munkalap, felelős, határidő, esetleg készlet és számlázási kapcsolat. Az ERP ennél tágabb vállalatirányítási fogalom, pénzügyi és más vállalati területeket is összefoghat. Egy kisebb, rendeléseket kezelő ügyviteli rendszer nem lesz ettől automatikusan teljes ERP.
A két terület átfedhet. Nem a termék neve dönt: azt nézd meg, hol ér véget benne az ajánlat, és hogyan indul el belőle a tényleges teljesítés.
Melyik problémára melyik irányt érdemes megnézni?
| Ami nálatok történik | Elsőként ezt nézd meg | Ezt kérd megmutatni |
|---|---|---|
| Nem tudjátok, kinek kell visszahívni az érdeklődőt. | CRM, közös ügyfél- és feladatkövetés. | Egy érdeklődő útja az első hívástól az elfogadott ajánlatig. |
| Az ajánlat megvan, de a munka e-mailben és külön táblázatokban folytatódik. | Ügyviteli rendszer, rendelés- vagy munkalapkezelés. | Az ajánlatból induló munka, felelős, határidő és lezárás. |
| A webshop és a számlázó bevált, de valaki másolja köztük az adatokat. | Rendszerintegráció, elsőként a meglévő kész csatlakozók ellenőrzésével. | Sikeres és hibás adatátadás, ismételt küldés, javítás. |
| Egy kis csapat egyetlen közös listán dolgozik, kevés hibával. | Előbb a meglévő nyilvántartás rendbetétele. | Közös adatgazda, egységes mezők és működő hozzáférések. |
| Több telephely, beszerzés, készlet és pénzügy közös irányítása a cél. | Szélesebb vállalatirányítási igényfelmérés. | Területenkénti felelősségek, adatkapcsolatok és bevezetési sorrend. |
Mikor van szükség ügyviteli rendszerre?
Nem egy bizonyos létszámnál. Inkább akkor, ha ugyanannak az ügynek több embernél kell továbbmennie, és az átadás rendszeresen elakad. Egy ötfős csapatnak is lehet összetett munkalapkezelése, míg egy nagyobb csapatnak elég lehet egy jól működő kész program.
- Ugyanazt a rendelést vagy ügyféladatot több helyre írjátok be.
- A határidő és a felelős csak egy levélváltásból derül ki.
- A vezetői lista kézi összefésülés után készül el, és közben már el is avul.
- Helyettesítéskor nem látszik, mi történt az ügyben és mi következik.
Ha ezek ismerősek, a 7 jel, hogy a céged kinőtte az Excelt cikkben végigveheted az adat- és munkaszervezési gondokat. Egy új program önmagában nem rendezi el, ki tartja frissen az adatokat: ezt a folyamatban is ki kell jelölni.
Kész rendszer, egyedi fejlesztés vagy csak összekötés?
Kész rendszerrel kezdd az összehasonlítást, ha a szükséges munkamenetet már tudja, a csapat elboldogul vele, és a használati feltételek beleférnek. Az előfizetés mellé számold hozzá a beállítást, adatköltöztetést, oktatást és a szükséges kiegészítőket is.
Egyedi fejlesztést akkor érdemes mérlegelni, ha fontos lépés maradna ki, kerülőutakat kellene fenntartani, vagy a kész megoldások nem kapcsolhatók megfelelően a meglévő rendszereidhez. Ilyenkor a fejlesztésen túl az üzemeltetés, a későbbi módosítás és az átadható dokumentáció is része az összevetésnek.
Ha csak az adat nem jut át, nézd meg a rendszerintegráció lehetőségét. Nem biztos, hogy a teljes nyilvántartást le kell cserélni ahhoz, hogy egy elfogadott rendelésből számla készüljön. A Számlázz.hu integráció például külön döntés lehet a CRM kiválasztásától.
Egy kipróbálható első munkamenet
- Rögzítsetek egy érdeklődőt, a kapcsolattartót és a következő teendőt. Másik kolléga is találja meg.
- Az elfogadott ajánlatból induljon munka felelőssel és határidővel, az ügyféladatok újragépelése nélkül.
- Legyen követhető egy módosítás: más időpont, részleges teljesítés vagy lemondás. Ki dönt róla?
- A jóváhagyott teljesítés kerüljön a számlázási folyamatba. Egy hiba vagy ismételt kattintás ne indítson ellenőrizetlenül újabb számlát.
- A munkatárs tudja lezárni az ügyet, a vezető pedig lássa, mi maradt nyitva és kinél van a következő feladat.
Ugyanezt a példát vidd el a kész rendszer bemutatójára és az egyedi fejlesztés egyeztetésére is. Így azonos feladatra kapsz választ, nem két összehasonlíthatatlan funkciólistát.
Mivel számolj a döntés előtt?
Mérj meg egy hétköznapi időszakot: hány ügy fut át, mennyi a kézi adminisztráció, és mennyi javítást igényel. A CRM adminisztrációs kalkulátor az ügyfélkezeléshez, az Excelből ügyvitelbe átállás kalkulátor az adatkezeléshez ad átírható tervezési példát. Ha kizárólag a számlázási másolást vizsgálnád, használd a számlázás és adatátadás kalkulátort.
A felszabaduló munkaidő kapacitás, nem automatikusan ennyivel kevesebb kiadás. A betanulást, az adattisztítást és az új havi költségeket is számold hozzá. A váltás akkor jó döntés, ha az előnyök a saját működésedben is igazolhatók.
Kapcsolódó szolgáltatásaink
Beszéljük meg a projektedet!
Mondd el, mire van szükséged — egy munkanapon belül válaszolunk.